Planejamento e Controle das Atividades no Agronegócio

Planejar é o primeiro passo para colocar em ação qualquer objetivo que se tenha em mente. Sem planejamento, qualquer caminho serve. Para se ter sucesso é preciso foco e estratégia para buscar o melhor caminho a ser seguido. Como diz o provérbio chinês: “se quiser derrubar uma árvore na metade do tempo, passe o dobro do tempo amolando o machado”.

No Agronegócio, muitos gestores têm dificuldades em melhorar seus desempenhos, pois não possuem um plano adequado ou não sabem utilizar estratégias de forma eficaz. As atividades no campo são difíceis e requer muito esforço de todos. Cumprir com as rotinas de produção, lidar com imprevistos climáticos, escassez de mão-de-obra qualificada, mercado competitivo, logística ineficaz, impostos, custos e entre outros fatores que envolvem o negócio, além disso obter lucros, não é uma tarefa simples. O produtor rural atual tem que buscar planejar, organizar e controlar isso tudo, para conseguir crescer e se desenvolver no seu negócio.

Sempre estamos reclamando sobre o tempo, que não conseguimos realizar tudo o que precisamos durante o dia. A verdade é que o tempo é uma questão de prioridades. Identificar e planejar as ações que produzem mais resultados, é focar no que realmente é importante. Por isso, saber exatamente o tempo gasto em cada atividade e como é realizado cada etapa do processo, ajuda a otimizar o tempo. Identificando qual o desempenho de cada pessoa em cada atividade para analisar habilidades em que se tem uma maior aptidão e melhorar as que tem menor desempenho.

Definido o tempo gasto, as etapas da produção, as pessoas responsáveis, ficará mais fácil de se controlar o desempenho das atividades. Um processo que facilita muito para ser ter um controle sobre as etapas de uma atividade é o sistema de Kanban.  Uma metodologia para organizar e controlar os fluxos de uma determinada atividade. São utilizados os famosos post-its e um quadro para indicar e acompanhar, de maneira visual o andamento das funções até atingir o objetivo. Conforme as tarefas são desempenhadas, o post-it é colocado no campo correspondente ao status da tarefa.  É um modelo de gestão a vista, onde todos podem acompanhar o andamento de cada projeto. Assim, fica mais fácil de priorizar as atividades e a circulação de informações, contribuindo para um ambiente mais colaborativo. Além disso, proporciona facilidade em detectar problemas escondidos, atrasos e falhas.

O sistema Kanban pode ser utilizado através de um quadro na empresa que esteja em um local bem visualizado por todos ou por aplicativos online.

Exemplo de um quadro Kanban:

Uma das características do Kanban é que as cores utilizadas são equiparadas a um semáforo, onde a cor verde significa que a produção está indo bem, a amarelo é atenção e o vermelho é que a situação está crítica.  Vale destacar que o sistema não é uma receita pronta que pode ser aplicada em todos os tipos de processos e empresas. Existem soluções diferentes de controle de atividades que sejam mais eficientes para aquele determinado processo, pois, cada um possui suas características e particularidades. Esse sistema é só um exemplo que pode ser utilizado no seu agronegócio para se ter um controle e visualização das atividades desempenhadas. Analisar, planejar e controlar as atividades do seu negócio, fica muito mais fácil para tomar as decisões certas e atingir os objetivos da empresa.